Хүссэн ч хүсээгүй ч тусламж гуйхгүйгээр ямар ч үйл ажиллагаа явуулах боломжгүй. Та жижиг эсвэл том компанид ажилладаг эсэхээс үл хамааран бусад байгууллагын олон удирдах ажилтан, ажилтнууд, хамт олон эсвэл ажил олгогчид, түншүүд, үйлчлүүлэгчидтэй харилцах нь гарцаагүй. Үүний зэрэгцээ та ихэвчлэн цахим шуудан ашиглан ажил хэргийн болон хувийн захидал харилцааг явуулдаг.
Мэдээжийн хэрэг, мэдээлэл, баримт бичиг, материаллаг тусламж, аливаа арга хэмжээ авах шаардлагатай байгаа тохиолдолд л хүсэлтийн захидал бичдэг. Тиймээс түүний текст тохиромжтой байх ёстой. Тэрээр асуудлын мөн чанар, түүнийг шийдвэрлэх арга зам, хүсэл, шаардлагыг тодорхой илэрхийлэх ёстой. Ийм захидалд сэтгэл хөдлөлөө илэрхийлэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй тул хамгийн ойр дотны хүн үүнийг уншсан ч гэсэн бизнесийн захидал харилцааг дурдахгүй байх ёстой. Энэ нь инээдтэй юм, гэхдээ ёс суртахууны дүрмийг цаг тухайд нь судлаагүй ихэнх сурвалжлагчид ийм алдаа гаргаж, бичвэрт: "Гайхалтай! Бид шаардаж байна! Хатуу!" Тиймээс, ихэвчлэн ийм хэт сэтгэл хөдлөлийн хүсэлтийн захидал хүлээгдэж буй хариу үйлдлийг хүлээн авдаггүй, гэхдээзүгээр л хүлээн авсан хүн үл тоосон.
Үүнээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд бичиж эхлэхээсээ өмнө “Энэ юунд зориулагдсан бэ?”, “Та ямар үр дүнд хүрэх ёстой вэ?” гэсэн гол асуултуудыг асуугаарай. Үүний дараа үндсэн хэллэгийг томъёолоход хялбар байх болно, жишээлбэл: "Би танаас төслийг санхүүжүүлэхийг хүсч байна …", "Би таны оролцоонд найдаж байна …" Нэг хүсэлтийн захидалд хэд хэдэн өргөдөл, санал агуулж болно. нэг удаа, дараа нь: бид найдаж байна…, "Үүний зэрэгцээ…", "Үүний зэрэгцээ бид тусламж хүсч байна…" гэх мэт холбогдох үгсийг оруулна.
Та ямар ч тохиолдолд энгийн эелдэг байдлын дүрмийг үл тоомсорлож болохгүй, тиймээс энэ нь хувийн эсвэл бизнесийн захидал эсэхээс үл хамааран хүсэлтийг зөв бичсэн байх ёстой. Хүлээн авагчид хичнээн дуртай, дургүй байсан ч үзэг (гар дээр) бичсэн зүйлийг сүхээр таслах боломжгүй гэдгийг санаарай. Нэмж дурдахад аливаа мессежийг зөвхөн хүлээн авагч төдийгүй түүний хамт олон, хамаатан садан, найз нөхөд нь унших боломжтой. Яагаад өөрийгөө болон бусдыг ичээнэ гэж?
Ёс зүйн дүрэм, түүнчлэн ажил хэргийн захидал харилцааны дүрэмд ярилцагчтай мэндлэх нь маш чухал юм. Лангуунд худалдагчаар ажиллаж байсан ч дотуур байрны энэ чухал элементгүйгээр хэн нэгнийг орхих, ялангуяа хэн нэгэнд тусламж хүсэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Тиймээс хүсэлтийн захидал бүрийг товч бөгөөд хүндэтгэлтэй мэндчилгээгээр эхэлж, сайн сайхныг хүсч, эелдэг салах ёс гүйцэтгэсэн байх ёстой.хаяг хүлээн авагч нь таныг танихгүй байсан ч тэр гашуун хүнтэй биш, харин өөрийгөө хянадаг хүнтэй харьцаж байгааг ойлгох болно.
Хүсэлтийн захидал бүтцийн хувьд ямар байх ёстойг товчхон төсөөлье? Жишээ нь: мэндчилгээ, нөхцөл байдлын товч тайлбар, асуулт, өргөдлийн мөн чанар, тусламж хүсэх найдварын илэрхийлэл, эелдэг салах ёс.
Бидний амьдралд өдөр бүр өөрийн үйлдэл, үйлдлээрээ сайн дураараа болон санамсаргүйгээр өөртөө нэр хүндийг бий болгодог. Таны бичсэн захидал бол энэ амьдралын үйл явцын маш чухал хэсэг юм.
