Ажлын урсгал гэдэг нь гарын үсэг зурсан шийдлүүдийг архивын хадгалалтад хүлээн авснаас хойш тухайн аж ахуйн нэгж, байгууллагын хүрээнд сурталчлах дүрэм гэж ойлгогддог. Энэхүү үзэл баримтлалын үндэс нь баримт бичгийг хүлээн авах, хэлэлцэх, гүйцэтгэх байгууллагад шилжүүлэх, гүйцэтгэх, баталгаажуулах, гүйцэтгэх, хадгалах зохион байгуулалтын арга хэмжээ юм.
Энэ нь баримт бичгийн шилжилтийн тохиолдлууд болон эдгээр тохиолдлуудаар дамжин өнгөрөх хурдыг харгалзан үздэг процесс юм. Баримт бичгийн урсгал нь шийдвэр бүрийг баримтжуулах, шинээр хүлээн авсан баримт бичгүүдийг хадгалах зэрэг захиргааны аппаратын мэдээллийн үйл ажиллагаатай уялдаа холбоотой байх ёстой үйл явц юм.
Удирдлагын олон аппаратын үйл ажиллагаанд гарсан асар олон тооны дутагдал нь баримт бичгийн хөдөлгөөний зохион байгуулалт муутай холбоотой юм. Жишээлбэл, удирдлагын шийдвэрийн баримт бичгийг тараах үйл явц нь заавал байх ёстой гурван бүрэлдэхүүн хэсгийг агуулсан байх ёстой:
- Шийдвэр гаргах мэдээллийн дэмжлэг (үүнд найдвартай мэдээлэл,шийдвэрийн үнэн зөвийг батлах);
- шийдвэрийг өөрөө баримтжуулах (зохицуулалтын баримт бичиг);
- хэрэгжүүлэхэд хяналт тавих (үүнд санал болгож буй ажлын зохион байгуулалт, даалгаврыг гүйцэтгэх арга, нөхцөл, эцсийн хугацааг дагаж мөрдөх зэргийг багтаасан болно).
Дээрх жишээнээс харахад ажлын урсгал гэдэг нь захиргааны шийдвэр гаргахад үндэслэсэн мэдээллийн цуглуулга юм; Шийдвэрийг өөрөө бэлтгэх, үүнд засварлах, зохицуулах, батлах хүртэл төсөл боловсруулах. Дээрх бүх үе шатууд нь зөвхөн аж ахуйн нэгжийн бүтцийн хэлтэсүүдийн хооронд төдийгүй гүйцэтгэгчид, техникч, мэргэжилтнүүд, менежерүүд хүртэл баримт бичгийг шилжүүлэхийг шаарддаг. Энэ жишээнээс дүгнэлт нь дараах байдалтай байна: баримт бичгийн хөдөлгөөний хурд өндөр байх тусам тодорхой үе шат бүрт гүйцэтгэлийн чанар өндөр байх тусам аж ахуйн нэгжийг бүхэлд нь удирдах үйл явц сайжирна.
Энэ нэр томъёо өөрөө 1920-иод оны эхээр уран зохиолд гарч ирсэн. Дараа нь ажлын урсгал нь төрийн аппаратыг бүхэлд нь оновчтой байгуулах, янз бүрийн гүйцэтгэгч, үйлчилгээний хооронд үүрэг хариуцлагыг хуваарилахад чиглэсэн ажлыг зохион байгуулах явдал гэж үздэг. 1931 онд Удирдлагын технологийн дээд сургууль албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын нэгдмэл зарчмуудыг зохицуулах анхны оролдлогыг хийжээ. Баримт бичгийг хүлээн авах, хүргэх, гүйцэтгэх журам, гарын үсэг зурах зохицуулалтыг дагаж мөрдөх журмыг тогтоосон. Эдийн засгийн хөгжлийн дараах үе шатууд нь ийм үзэл баримтлалын хууль тогтоомжийн зохицуулалтыг хүлээн авсаноффисын ажил, үүнд гол анхаарал хандуулсан хувь хүний техникийн үйл ажиллагаа. Баримт бичгийн менежментийн хөтөлбөрийг эдгээр хууль тогтоомжид дурдаагүй байсан ч үнэн хэрэгтээ энэ бүхэн баримт бичгийн хөдөлгөөнийг зохион байгуулахтай холбоотой байв. 1974 оноос эхлэн баримт бичгийн менежментийн бүх үйл явцыг зохицуулдаг үндсэн баримт бичигт гарын үсэг зурсан бөгөөд энэ нь одоо хүртэл хүчинтэй байгаа.
Энэхүү хууль тогтоомжийг "Улсын албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн систем" гэж нэрлэдэг бөгөөд түүний догол мөрүүд нь баримт бичгийн хөдөлгөөнийг зохион байгуулах, тэдгээрийг боловсруулах технологийн арга, хэрэглэх дүрэмд зориулагдсан болно. Энэхүү цуглуулга нь "Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь хамгийн бага хугацаа, хөдөлмөрийн зардлыг багтаасан хамгийн богино зам дагуу баримт бичгийн үйл ажиллагааны хөдөлгөөн юм" гэсэн үндсэн дүрмийг боловсруулсан. Батлагдсан дүрмээ амьдрал дээр хэрэгжүүлж байж л улс орны хүн амын амьдрал дээшилж, улсын эдийн засаг өснө гэж найдаж болно.
Эдгээр зорилгодоо хүрэхийн тулд USSD-д суурилсан ажлын урсгалыг нэвтрүүлэх нь нэр төрийн хэрэг, ухамсрын асуудал болох ухаалаг, сахилга баттай, хариуцлагатай удирдагчид хэрэгтэй.
