Бүртгэл нь жагсаалт эсвэл жагсаалт юм. Өөр нэг тайлбараар бол энэ үг нь бичиг баримт, эд хөрөнгө болон бусад зүйлийг бүртгэх ном гэсэн утгатай.
Аливаа компанийн үйл ажиллагааны явцад тухайн компанийн үйл ажиллагааны мөн чанарыг тусгасан баримт бичгийг бүрдүүлдэг. Ийм цаасны тоо байнга нэмэгдэж байна. Ийм бүртгэлийг хадгалах, устгах нь холбооны агентлагуудын тогтоосон журмын дагуу явагдана.
Компани бичиг цаастай байшингүй байхын тулд бүртгэл хэрэгтэй. Олон тооны баримт бичгийг бүтэц, системчилсэн байх шаардлагатай. Бүртгэл нь бичиг баримттай ажиллах ажлыг ихээхэн хөнгөвчлөх, хамгийн богино хугацаанд олох боломжийг олгодог систем юм.
Баримт бичгийг архивлах, хадгалах нь маш их хөдөлмөр шаарддаг ажил юм. Гэхдээ томоохон аж ахуйн нэгж бүр ийм тогтолцоог хэрэгжүүлэх ёстой. Баримт бичгийн бүртгэлд их хэмжээний цаасан болон дижитал мэдээлэл ордог.
Мэргэжилтнүүд ямар ч өгөгдөлтэй ажилладаг:
- зээл ба даатгалын асуудал;
- комиссын гэрээ;
- дамжуулалтын хуудас;
- нягтлан бодох бүртгэл, боловсон хүчний баримт бичиг гэх мэт
Ажлыг бүртгэх нь:
- Мэргэжилтнүүдийн жагсаалттүүний нэг хэсэг болох баримт бичгийн жагсаалтын тохиолдол бүрийн агуулгын хүснэгт.
- Энэ жагсаалтыг цахим бүртгэлд оруулж байна.
- Баримт бичгийн төрөл эсвэл бүлэг тус бүрийн хадгалах хугацааг тохируулах.
- Хэрэв хэрэг архивт хадгалагдаж байгаа бол түүний байгаа хайрцагны дугаарыг бүртгэлд заана.
Санал болгож буй төслийн техникийн шинэ даалгавар боловсруулахдаа бараа материалд оруулах мэдээллийн хэмжээг тогтооно.
Бүртгэл нь сэтгүүл эсвэл цахим хэрэглүүрт оруулсан мэдээллийн жагсаалт юм. Баримт бичгийн бүлэг бүр өөрийн гэсэн товч агуулгын хүснэгттэй байдаг. Жагсаалтын жишээ:
- боловсон хүчний хэлтсийн хувийн хэрэг;
- компанийн нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг;
- байгууллагын байгуулсан гэрээ;
- даатгалын бодлого;
- зээлийн гэрээ;
- архитектурын зураг төслийн байгууллагуудын техникийн баримт бичиг;
- тогтмол хэвлэл;
- бараа материал эсвэл бүртгэлтэй компанийн бүх баримт бичгийн каталог.
Компанийн бүртгэлийг эмхэтгэх нь баримт бичиг, нөөцийг олох хугацааг эрс багасгадаг. Томоохон компаниудад бүх баримт бичгийг хатуу тооллого, бүлэглэхгүйгээр хийх боломжгүй юм. Гэхдээ жижиг фирмүүд ч ийм нягтлан бодох бүртгэлийн системийг хэрэгжүүлэх боломжтой.
Жижиглэнгийн худалдаа эрхэлдэг байгууллага нь барааг зөвхөн үйлдвэрлэгчийн үнээр төдийгүй борлуулалтын үнээр тооцдог. Барааны нягтлан бодох бүртгэлийг ямар үнээр хөтлөх вэ гэдгийг худалдааны компани шийднэ. Үнэ үүсэхборлуулалтыг баримтжуулсан байх ёстой. Жижиглэнгийн худалдаанд бүтээгдэхүүн бүрийн бүртгэлийг бүрдүүлдэг. Энэ нь бүтээгдэхүүний нэгж бүрийн худалдан авалтын үнэ болон борлуулалтын бүртгэл хөтлөх боломжтой болгодог.
Барааг хадгалдаг ганц дээж байдаггүй. Худалдааны байгууллага нь бүтээгдэхүүн, түүний дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан "Үнийн бүртгэл" баримт бичгийн маягтыг бие даан боловсруулдаг. Ийм цаасыг өдөр бүр бүх орж ирж буй барааны хувьд эмхэтгэдэг. Жижиглэнгийн үнийг компанийн дарга батална.
