Протокол гэдэг үг хүн бүрийн аманд байдаг. Оффисын ажилтнууд уулзалтын үеэр үүнийг байнга сонсож, цагдаа нар мэргэжлийн үйл ажиллагаандаа ашигладаг бөгөөд төрийн тэргүүн, дипломатууд түүний заасан дүрмийг дагаж мөрдөхөөс өөр аргагүй болдог. Протокол гэж юу вэ? Бид доороос олж мэдэх болно.
Протоколын утга
Бусад нэр томъёоны нэгэн адил энэ үг хэд хэдэн утгатай. Энэ бүхэн нь хүссэн үзэл баримтлалыг хэрэгжүүлэх үйл ажиллагааны талбараас хамаарна. Тиймээс, протоколын тухай ярих нь заншил болсон хамгийн түгээмэл тохиолдлуудыг харцгаая.
Бизнесийн орчны тухайд протокол нь болж буй үйл явдлыг (хурал, хурал, удирдах зөвлөл гэх мэт) тодорхойлсон баримт бичиг юм.
Иймэрхүү баримт бичгийг байнга гаргадаг цагдаа нарын талаар бид дээр дурдсан. Энэ тохиолдолд гэмт хэрэг, зөрчлийн баримтыг тогтоосон гэсэн үг.
Олон улсын форматын хувьд протокол нь төрийн албан хаагчид, дипломат төлөөлөгчдийн албан ёсны уулзалтын үеэр дагаж мөрдөх ёстой дүрмийн багц юм. Тухайлбал, дарга нарын хурлын протокол гэж байдагмужууд эсвэл Ерөнхийлөгчид айлчилж байна.
Гэсэн хэдий ч энэ нийтлэлд бид бизнесийн протоколын тухай ойлголтод анхаарлаа хандуулах болно.
Уулзалтын минут
Бизнесийн орчин дахь бүх үйл явцын салшгүй хэсэг нь бизнес уулзалт юм. Тэд товлосон цагийг харгалзан албан ёсоор, зөвхөн оффис дээр хийж болно. Албан бус бизнесийн болзоо ч их алдартай. Хоёр дахь тохиолдолд та харилцан яриаг протоколоор баталгаажуулахгүйгээр хийж болно. Хэрэв уулзалт албан ёсны бол бүх дүрмийн дагуу бичгээр байх ёстой.
Протоколыг нарийн бичгийн дарга эсвэл ийм эрх бүхий бусад хүн хөтөлдөг. Ярилцлагын урсгалыг дагаж мөрдөхийн тулд уулзалтаар хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг гаргахыг хичээ. Протокол нь бизнесийн үйл явдлын талаар маш нарийн дүрсэлсэн байдаг тул нарийн ширийн зүйлийг алдахгүйн тулд дуу хураагчтай байх нь ашигтай байх болно.
Одоо болон эзгүй хүмүүсийн нэрсийг тэмдэглэнэ. Та өөртөө зориулж, уулзалтад ирсэн хүн бүрийн байршлын талаар тэмдэглэл хийж, тодорхой үгсийн зохиогчийг алдаагүй зааж өгөх боломжтой.
Уулзалт бүрийн эхэнд асуултуудыг хэлэлцэх дарааллаар тодорхойлогддог тул үүнийг үгчлэн бичихээ мартуузай.
Хэрэв хурал дээр санал хураалт гарсан бол түүний үр дүнг (хэдэн хүн "тад", хэд нь "эсрэг" санал өгсөн) бичнэ үү. Хуралдаанд цөөн тооны хүмүүс оролцсон тохиолдолд санал өгсөн бүх хүмүүсийн нэр, овгийг тэмдэглэх боломжтой.
Битгий хойшлуулЭнэ хугацаанд та хурлын нарийн ширийн зүйлийг мартаж болзошгүй тул протоколыг ар талд нь бөглөнө үү.
Хэлэлцээний тэмдэглэл
Хэлэлцээ нь ихэвчлэн хоёр талдаа чухал үүрэг гүйцэтгэдэг нэг юм уу хэд хэдэн асуудлыг хэлэлцдэгээрээ ердийн ажил хэргийн уулзалтаас ялгаатай. Энэ тохиолдолд протокол нь ярианы бүх нарийн ширийн зүйл, талуудын шаардлагыг бүртгэх боломж юм. Анхны хэлэлцээний дараа хэлэлцэж буй асуудал тэр бүр шийдэгдээгүй тул захирал болон бусад ажилчдад хурлын талаар цаг хугацаа, бүрэн мэдээлэл хэрэгтэй.
Хэлэлцээний протоколыг аливаа бизнесийн баримт бичигтэй адил зарчмын дагуу боловсруулдаг.
Тодорсон үйл явдлын огноо, баримт бичгийн дугаар, гарчгийн бүрэн хувилбарыг зааж өгөх шаардлагатай. Үүний дараа оршил хэсэг байх бөгөөд үүнд оролцож байгаа хүмүүсийн жагсаалт болон хэлэлцэх гол асуудлуудыг заавал зааж өгсөн болно.
Үндсэн хэсэгт мэдээлэл нь ихэвчлэн "Сонссон", "Ярсан", "Шийдвэрлэсэн" гэсэн гурван хэсэгт хуваагддаг. Протоколын бүрэн хувилбарт бүх илтгэгчдийн үгийг үгчлэн иш татсан байна. Зарим тохиолдолд протоколоос хуулбарлан гаргаж, тодорхой хэсгийг нь давхардсан байдаг.
