Уулзалтын тэмдэглэл бол энэ үйл явдлын бүх чухал шийдвэрийг тусгасан баримт бичиг юм. Утга болон гүйцэтгэлийн хувьд алдаатай найруулсан нь хуралд оролцогчдын дунд маргаан үүсгэж болзошгүй. Түүнчлэн үйлдвэрлэлийн хурлын тэмдэглэлд гажуудсан мэдээлэл байвал удирдлагын буруу шийдвэр гаргах эрсдэлтэй. Энгийн зөвлөмжийн багц нь үүнийг зөв зохион байгуулахад тусална.
Энэ баримт бичгийн текст нь ихэвчлэн танилцуулга болон үндсэн гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Хурлын тэмдэглэлд (түүний эхний хагас) үйл явдлын үндсэн параметрүүдийн тайлбарыг багтаасан болно: албан тушаал, овог нэр. гишүүд, дарга, нарийн бичгийн дарга. Оролцогчдын аль нэг нь тусгай статустай бол (уригдсан, шинжээч, ажиглагч гэх мэт) энэ тухай баримт бичигт мөн тэмдэглэсэн болно. Хэрэв хуралд олон хүн оролцсон бол хурлын тэмдэглэлд тэдний тухай мэдээлэл орсон байж болнобаримт бичгийн салшгүй хавсралт болох тусдаа хуудас. Оршил хэсэг нь хэлэлцэж буй асуудлын жагсаалтыг агуулсан хэлэлцэх асуудлын дарааллаар төгсдөг. Тэдгээрийг ач холбогдлын дарааллаар нь эрэмбэлэх нь зүйтэй боловч асуултын жагсаалт дахь байранд нөлөөлөх бусад хүчин зүйлүүд байж болно. Жишээлбэл, хэлэлцэх асуудлын бүтэц нь асуудлын зарим хэсгийн логик хамаарал эсвэл тухайн арга хэмжээнд оролцож буй хүмүүсийн ажил эрхлэлтээс хамаарч болно. Баримт бичгийг өөрөө байгууллагын (түүний хэлтэс) албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан бөгөөд уулзалт хэзээ болсныг зааж өгөх ёстой.
Үндсэн хэсэгт байгаа хурлын тэмдэглэл нь танилцуулгатай тохирч байх ёстой. Тодруулбал, түүний асуудал хэлэлцэх асуудлын дарааллаар орох ёстой. Хэлэлцэх асуудал бүрийн талаархи мэдээллийг бүртгэх текстийг бүтээх алгоритм нь дараах байдалтай байна: "сонссон", "ярьсан", "шийдвэрлэсэн". Протоколын энэ хэсгийг бичих гол дүрэм бол энэ нь нэг төрлийн транскрипт болж хувирахгүй байх явдал юм.
Ялангуяа "сонссон" дэд зүйлд уг асуудлын гол илтгэгч хэн байсан, илтгэлийнхээ төгсгөлд юу санал болгосныг тодорхойлсон. Илтгэгчдийн хэлснээр хэн санал болгосныг мөн зааж өгсөн байна. Шийдвэр нь хуралд оролцогчдын олонхийн эцсийн байр суурийг тогтоодог. Санал хураалтаар баталсан бол хэдэн хүн дэмжсэн, хэд нь эсэргүүцсэн, мөн түдгэлзсэн хүмүүсийн тоог зааж өгсөн. Хэлэлцэж буй асуудлын ач холбогдлоос хамааран овог нэрийг бүтэн нэрлэж болно. нэг эсвэл өөр албан тушаал авсан хүмүүс.
Хурлын тэмдэглэлийг нарийн бичгийн дарга, баримт бичигт өөрөө гүйцэтгэгч, хурал даргалагч гарын үсэг зурна. Үүнийг эмхэтгэх мэдээллийн эх сурвалж нь гараар бичсэн ноорог, дуу хураагч ашиглан хийсэн бичлэг, хуулбар юм. Хуралдаанаар тодорхойлсон асуудлыг шийдвэрлэхэд хуралдаанд оролцоогүй дээд албан тушаалтны бүрэн эрх шаардлагатай бол энэ даргын шийдвэрийг батлахыг нэмж өгч болно. Гарын үсэг зурж, бүртгүүлсэн протоколыг зөвхөн нэг хэсэг нь асуултанд хамрагдсан албан тушаалтнуудад нэг баримт бичиг эсвэл хуулбар хэлбэрээр илгээж болно.
